시말서

작성 및 활용 절차

• 근로기준법 제23조

  사용자는 정당한 이유 없이 해고, 휴직, 정직, 전직, 감봉, 그 밖의 징벌을 하지 못합니다. 이 조항은 원칙적으로 상시 5명 이상 근로자를 쓰는 사업장에 적용됩니다(근로기준법 제11조). 시말서는 법정 양식이 아닌 사문서이지만, 잘못을 인정하는 문서라 징계 절차에서 근거 자료로 쓰일 수 있습니다.

• 업무상 잘못이나 규정 위반이 사실로 확인되어 회사가 제출을 요청할 때

  있었던 일, 본인이 잘못한 점, 다시 같은 일이 생기지 않도록 할 방법을 차례로 정리합니다.

• 경위서와 시말서 중 무엇을 써야 할지 헷갈릴 때

  경위서는 사실 보고, 시말서는 잘못 인정과 재발 방지 약속입니다. 회사가 요구하는 것이 사실 보고인지 먼저 확인하세요.

• 발생 일시, 장소, 관련 업무나 규정을 구체적으로 적었는가

• 경위를 시간 순서대로 사실만 적었는가

• 사실로 확인된 본인의 잘못만 적고, 하지 않은 일은 인정하지 않았는가

• 재발 방지 약속을 구체적인 행동으로 적었는가

• 작성일과 서명을 남기고, 제출 전 사본을 보관했는가

• ✕ 분위기에 밀려 하지 않은 잘못까지 인정함

  → 시말서는 나중에 징계의 근거 자료가 될 수 있습니다. 사실과 다른 내용이나 본인 책임이 아닌 부분은 적지 마세요.

• ✕ "어떤 처분도 감수하겠습니다" 같은 문구를 넣음

  → 반성과 재발 방지 약속이면 충분합니다. 징계 수위를 미리 받아들이는 듯한 표현은 넣지 않는 것이 좋습니다.

• ✕ 반성만 길게 쓰고 경위와 재발 방지 방법이 빠짐

  → 무슨 일이 있었는지, 앞으로 어떻게 할지가 함께 있어야 읽는 사람이 상황을 이해할 수 있습니다.

• ✕ 제출한 시말서 사본을 남기지 않음

  → 어떤 내용으로 제출했는지 나중에 확인할 수 있도록 사진이나 사본으로 보관해 두세요.

Q. 시말서와 경위서는 무엇이 다른가요?

경위서는 어떤 일이 있었는지 사실을 보고하는 문서이고, 시말서는 본인의 잘못을 인정하고 반성과 재발 방지를 약속하는 문서입니다. 시말서는 스스로 잘못을 인정할 때 쓰는 문서이고, 사실 보고가 목적이라면 경위서로 정리할 수 있습니다.

Q. 시말서 제출을 강요받고 있어요. 꼭 써야 하나요?

무엇을 요구받는지부터 구분하세요. 있었던 일을 사실대로 보고하라는 요구(경위서)와 달리, 잘못을 인정하고 반성·사죄하라는 시말서 제출을 강요하는 것은 취업규칙에 규정이 있더라도 정당한 업무명령으로 볼 수 없다는 대법원 판단이 있습니다(대법원 2010. 1. 14. 선고 2009두6605 판결). 사실 보고가 필요하다면 경위서로 내겠다고 요청해 볼 수 있고, 어떤 문서든 사실과 다른 내용은 적지 마세요. 강요받은 정황(메시지, 메일, 녹음 등)을 보관하고, 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350)에 문의해 볼 수 있습니다.

Q. 회사가 사실과 다른 내용을 쓰라고 해요.

하지 않은 잘못을 인정하는 내용은 쓰지 않는 것이 좋습니다. 상시 5명 이상 사업장이라면 근로기준법 제23조에 따라 회사가 감봉·정직 같은 징계를 하려면 정당한 이유가 있어야 하고, 본인이 쓴 시말서는 그 판단 자료로 쓰일 수 있습니다. 사실과 다른 부분은 고쳐 쓰거나, 사실만 적은 경위서로 대신 내겠다고 요청해 볼 수 있습니다.

Q. 시말서를 쓰면 바로 징계를 받나요?

시말서를 냈다고 징계가 자동으로 정해지지는 않습니다. 징계 여부와 수위는 회사의 취업규칙과 절차에 따라 정해지며, 정당한 이유가 필요합니다.